Stellenbeschreibung

Über die Abteilung:

Als Teil des Bereichs Enterprise Architecture & Portfoliomanagement (EAP) agieren Sie an der strategischen Schnittstelle zwischen dem CEO/CTO-Ressort und den operativen Delivery-Einheiten. Sie stellen sicher, dass die IT-Lösungen und Prozesse der BWI im Einklang mit der Unternehmensstrategie und dem Service Design entwickelt werden. Sie sind der Navigator, der die strategischen Leitplanken in konkrete Fachkonzepte übersetzt und die Transition von Services aktiv begleitet. In dieser anspruchsvollen Rolle steuern Sie komplexe Business-Prozesse und unterstützen die Leitungsebene bei der strategischen Ausrichtung.

Ihre Aufgabenprofil:

Strategische Fachsteuerung & Koordination: Sie verantworten und entwickeln übergreifende Fachthemen im Auftrag der Leitung. Als zentraler Ansprechpartner für Fachabteilungen und Kunden stellen Sie die Einhaltung von Richtlinien, Konventionen und Prozessstandards sicher.

Management Reporting & Entscheidungsunterstützung: Sie konzipieren und implementieren aussagekräftige Reportings (intern/extern). Sie erstellen Fortschrittsanalysen, bewerten Maßnahmenpläne und liefern der Geschäftsführung fundierte Entscheidungsgrundlagen sowie Umsetzungsstrategien für komplexe Aufgabenstellungen.

Agile Transformation & OKR-Methodik: Sie begleiten Fachbereiche aktiv bei der Transformation von klassischen in agile Arbeitsformen. Als Methodik-Experte führen Sie Objectives & Key Results (OKR) ein, moderieren Workshops und coachen Teams bei der Formulierung und Etablierung dieser Steuerungsroutine.

Governance & Gremienmanagement: Sie steuern die administrativen und inhaltlichen Abläufe wichtiger Entscheidungsgremien (z. B. Portfolio Alignment Board - PAB) und unterstützen die Projekt-Roadmap. Sie verantworten die Agendaplanung, Qualitätssicherung der Inhalte sowie die Nachhaltung von Entscheidungen (Open-Issues-Management).

Staffing- & Ressourcenmanagement: Sie begleiten den operativen Staffingprozess, prüfen Anforderungsbedarfe auf Vollständigkeit und steuern die Ticketbearbeitung sowie die Dokumentation der Besetzungskennzahlen.

Prozessoptimierung & Qualitätsmanagement: Sie dokumentieren Prozesse nach dem Framework EA4BWI, überwachen die Prozesstreue mittels Kennzahlen und definieren Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen (inkl. Eskalationsmanagement).

Beratung & Coaching: Sie beraten Führungskräfte und Mitarbeiter methodisch und inhaltlich zu allen Instrumenten und Verfahren Ihres Fachbereichs und bewerten fachthemspezifische Fragestellungen eigenständig.

Anforderungen

Ihre  Qualifikationen:

• Deutsch C1 und Englisch B1
• Zertifizierungen für PRINCE2 Foundation und ITIL Foundation v.4
• Zertifizierung für Certified SAFe® 5 Product Owner/ Product Manager/ Lean Portfolio Manager und Professional Scrum Master 1
• Standartkenntnisse in Excel, Visio, Project, PowerPoint, Jira

Ihre Berufserfahrung:

• 3 Jahre Berufserfahrung in einem behördlichen IT-Umfeld mit Projektreferenz
• 3 Jahre Berufserfahrung in der Spezifikation, Erstellung und Steuerung von Projektdokumentationen mit Projektreferenz
• 5 Jahre Erfahrung im Projektmanagement in der Rolle der Projektleitung oder des Project Management Office mit Projektreferenz
• 5 Jahre Erfahrung in der Aufbereitung und Redaktion von Prozess- und Projektspezifischer Dokumentation mit Projektreferenz
• 4 Jahre Berufserfahrung im Umgang und der Prozessierung von Tickets mit der Applikation „Jira“ der Firma Atlassian mit Projektreferenz
• 3 Jahre Erfahrung im Umgang mit der Applikation Microsoft Dynamics CRM/ERP mit Projektreferenz
• 3 Jahre Erfahrung Erfahrung mit eigenständiger Arbeit mit  Arbeitspaketen im Rahmen eines zentralen 
  Produktportfoliokatalogs inkl. Projektreferenz
• Erfahrung mit dem Zielsystem Alfabet4BWI (3 Jahre)
• 3 Jahre Erfahrung in der Mitwirkung im Controlling eines Projektes (Budgetierung und Staffing)

Ihre Softskills:

• Sie überzeugen durch eine präzise Ausdrucksweise und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte empfängergerecht aufzubereiten.
• Sie agieren als kooperativer Teamplayer, der auch in kritischen Projektphasen durch ein professionelles Auftreten und lösungsorientiertes Handeln besticht.